近年、企業の新たな採用手法として注目を集めているのが「ダイレクトリクルーティング」です。
企業が採用候補者に対し、直接アプローチをかけていくダイレクトリクルーティングでは、他の採用手法では得難い効果も期待できます。
しかしながら、「いざ実施するとなると何から、どのように着手すればいいかわからない…」など、さまざまな疑問がわいてくるかもしれません。
そこでこの記事では、ダイレクトリクルーティングを導入予定の採用担当の方むけに、ダイレクトリクルーティングの手法や実施する際の流れについて解説します。
ダイレクトリクルーティングで成果を出すためのコツや、失敗しやすいケース・注意点もあわせて説明するので、ぜひ参考にしてください。
ダイレクトリクルーティングとは
ダイレクトリクルーティングとは、企業が求める人材に直接アプローチをし、採用活動を行うことを意味します。
ダイレクトリクルーティングでは、「求人広告」や「人材紹介」といったサービスの利用ではなく、企業自らが専門の人材データベースなどで自社にマッチする候補者を探し、候補者に直接スカウトメールでアプローチしたうえで関係を築いていきます。
自社の魅力を効果的に訴求しやすいなどのメリットがあり、企業が求めるスキルや経験を持つ候補者を、確実かつスピーディーに獲得する手段として注目されています。
ダイレクトリクルーティングでは、個々の候補者に適したアプローチ方法を考えて実行する必要があるため、他の採用手法と比較すると採用担当者の労力や手間がかかります。
しかしながら、少子化の影響などで競争の激しい市場環境では、他社に先駆けて優秀な人材を確保することが欠かせません。
従来型の「求職者からの応募を待つ」形とは異なり、企業自らが能動的に動いて候補者を探し出してアプローチすることから「攻めの採用手法」ともいわれます。
このダイレクトリクルーティングの特徴・メリットに関しては、以下の記事でさらに詳しく解説しています。
ダイレクトリクルーティングの手法
ダイレクトリクルーティングを行おうとする場合、実際にはどのようなやり方があるのでしょうか。
ここでは、ダイレクトリクルーティングの主な手法を解説します。
人材データベースの活用
ダイレクトリクルーティングとは、主に人材サービス会社や採用支援会社などが提供する「人材データベース」を活用して行われる採用手法を指します。
ダイレクトリクルーティングの一般的な流れは、以下の通りです。
新たな人材を採用したいと考える企業は、まず各人材データベースに登録をしている人材の中から、自社が求める条件にマッチする候補者を探します。
その後、個々の候補者のニーズや特性に合うスカウトメールを送って直接アプローチをし、反応があればコミュニケーションをとりながら信頼関係を築きます。
現在、日本には数多くのダイレクトリクルーティングサービスが存在しますが、そのサービス形態は大きく「先行投資型」と「成功報酬型」の2種類に分けられます。
先行投資型
先行投資型のダイレクトリクルーティングサービスでは、企業はあらかじめサービス運営会社に一定の費用を支払い、データベースへのアクセス権を得ます。
いったん費用を支払えば、最大で数か月～年単位で自由にデータベースを利用でき、何人採用しても追加料金を支払わずに済む点がメリットです。
成功報酬型
成功報酬型のダイレクトリクルーティングサービスの場合、企業は成果（採用が成立した場合など）に対して報酬を支払います。
採用が成功しなければ料金は発生しないため、リスクを最小限に抑えつつ、自社にマッチする候補者に自由にアプローチできる利点があります。
広義のダイレクトリクルーティング手法
ダイレクトリクルーティングを広義で考える場合には、他にも以下の方法で実施することが可能です。
SNS採用（ソーシャルリクルーティング）
SNS採用（ソーシャルリクルーティング）とは、ソーシャルメディア（SNS）を活用し、企業が求人情報や文化を発信しながら、直接的に候補者とコミュニケーションをとる採用手法です。
最近は、企業情報の収集などにSNSを活用する求職者が増えています。
そのため、企業側も自社のSNSアカウントで積極的に候補者を探し、よい人材がいれば直にメッセージを送ってコミュニケーションを深め、選考を進めるやり方が一般的になってきました。
SNSを使った採用活動は、就職・転職意欲が高い顕在層はもちろん、潜在層とのつながりを増やすうえでも効果的です。
リファラル採用
リファラル採用とは、自社で働く社員の紹介によって新しい人材と出会い、採用を行う手法です。
企業文化や雰囲気をよく知っている社員が紹介を行うため、自社に適した候補者を見極めやすく、よりよいマッチングが期待できます。
また、社員が間に入ることで候補者との信頼関係が構築されやすく、採用プロセスがスムーズに進むメリットもあります。
ダイレクトリクルーティングの流れ
実際にダイレクトリクルーティングを導入する際、どんな順番でどのように動いていけばよいのかを解説します。
各ステップのポイントを押さえて実行することで、より良い結果が期待できるので、ぜひ参考にしてください。
まずは、自社が求める人材像やポジション（募集職種・役割）を具体的に洗い出します。
明確で実現可能な目標を立てることによって、ダイレクトリクルーティング活動の方向性も具体的になります。
続いて、求める人材像やポジションに適した候補者層を具体的に特定します。
具体的なスキルや経験、特性も含めて「MUST条件（必須条件）」や「WANT条件（歓迎条件）」を意識しながら、どんな候補者にアプローチするかを定めていきましょう。
他社が求める人材との差別化を図るため、競合他社の採用戦略や優れた人材の動向を把握することもポイントになります。
ターゲットが定まったら、人材データベースなどで検索をし、対象となる候補者を決定します。
その後はスカウトメールの作成に移ります。ここでは、一人ひとりの候補者に合う文面をつくることを強く意識しましょう。
候補者に寄り添いながら、自社の強みや魅力を簡潔かつ具体的に伝え、興味を引き出す工夫が必要です。
メールの送信タイミングや頻度にも注意し、「しつこい」と感じられないようにします。
アプローチをした候補者からの反応があれば、速やかに返信を行いましょう。
対応が遅れた場合、候補者は自社に対する興味を失う可能性がありますし、不信感を抱くことにもなりかねません。
やり取りの中で、もし候補者が企業に対するネガティブな印象を抱いた場合、SNSや口コミサイトなどで悪い評判を書かれてしまうおそれもあります。
優秀な求職者は他の企業から同時にオファーを受けている事も多いため、候補者からの返答は放置せずスピーディーに対応し、信頼関係を築いていきましょう。
次のステップとしては、いきなり選考のための面接に進むのではなく、候補者の興味関心や志望意欲に合わせた「カジュアル面談」の実施がおすすめです。
ここで自社の文化や働き方について具体的に語り、候補者の考え方や特性も理解し、相互のマッチングを確認するとよいでしょう。
候補者とのコミュニケーションが進んだら、定期的に振り返りを行いましょう。
ダイレクトリクルーティングは、すぐに高い効果が出るとは限りません。
スカウトメールの反応や、そこから実際に採用につながった数などを可能な限りデータ化して、問題点を見つけ、改善できる点は迅速に改善を続けましょう。
※ダイレクトリクルーティングでPDCAサイクルを回すポイントについては、記事後半でも詳しく説明しています。
ダイレクトリクルーティングで失敗しやすい３つのケース
ダイレクトリクルーティングは、ただ勢いで実行すればうまくいくものではありません。
以下では、ダイレクトリクルーティングであまり効果が出ないケース・失敗につながりやすいケースを紹介します。
スカウトメールの内容に問題がある
ダイレクトリクルーティングに失敗するケースとして、スカウトメールが「候補者のニーズや関心に沿うものになっていないこと」が挙げられます。
ダイレクトリクルーティングを行う場合、通常は何十人、場合によってはそれ以上の候補者にメールを出すことになるでしょう。
文章を効率よく作るために、メール文面の大枠を固めたテンプレートを用意しておくのはもちろんOKです。
しかし、どの候補者に対してもまったく同様の文章を使いまわすやり方をしていると、個々の候補者のニーズ・特性に合う効果的な訴求ができず、よい成果は出づらいです。
求める人物像が明確になっていない
求める人物像が明確になっていない場合も、ダイレクトリクルーティングがうまくいかない可能性が高いと考えられます。
どのような人材を採用すべきかが不透明であると、採用の対象を絞り込むことが難しくなりますし、本当に必要な人材以外にまで無駄なアプローチをしてしまうかもしれません。
また、ターゲットが不確定な状態では、どれだけ多くの候補者を見つけ出しても「もっと良い候補者がいるかもしれない」と考えてしまいがちです。
結果として、いつまで経っても本格的な選考に進めなかったり、内定を出せなかったりして、せっかくの採用機会を逃してしまうケースもあります。
活動の分析ができていない
もう一つ、ダイレクトリクルーティングでの失敗例として挙げられるのが、活動の分析を積極的に行わず、ひたすらスカウトメールを送り続けたり、候補者とコミュニケーションをとったりするケースです。
個別アプローチが重視されるダイレクトリクルーティングでは、定期的に活動内容を振り返らないと具体的な進捗が見えづらく、目標達成度合いもわかりません。
どの施策が有効で、どの点で改善が必要かといったことの判断も困難です。
こうなると、採用プロセスの最適化や予算の効率的な使い方が難しくなるでしょう。
結果として採用にかかる時間が増加し、予算の無駄遣いが生じる可能性があります。
ダイレクトリクルーティングを成功させるための７つのポイント
前のセクションで紹介した通り、ダイレクトリクルーティングは大事なポイントを押さえて取り組まないと、期待するほどの効果がでない場合もあります。
ダイレクトリクルーティングを成功させるためのポイントは、大きく7つ挙げられます。
各ポイントについて、以下で詳しく説明していきます。
採用ターゲットを明確にする
ダイレクトリクルーティングを成功させる要素の一つは、求める人材像を具体的に定義することです。
ターゲットが明確であると候補者の絞り込みが容易になり、自社にマッチする人材に的確にアプローチできる確率が高まります。
ただし、求める条件が細かくなればなるほど合致する人材と出会うのは難しくなってしまうため、最初に「MUST条件」と「WANT条件」を明確に設定しておくとよいでしょう。
MUST条件
MUST条件は、自社が採用を行う場合に「絶対に外せない必須の条件」です。
たとえば、各ポジションでの業務を遂行するために不可欠なスキルや経験、資格などが挙げられます。
MUST条件をいくつか定めておくことで、候補者を絞り込みやすくなる利点があります。
ただし、この条件を増やし過ぎると、その要件を満たす候補者が非常に少なくなり、スムーズに採用活動を進められないこともあるため、注意してください。
WANT条件
WANT条件は「あると望ましい条件」を意味し、MUST条件をクリアした上で、よりいっそうの価値をもたらす特定のスキルや経験、特性などを指します。
求人票上では、しばしば「歓迎するスキル」などと表されます。
WANT条件をクリアできる候補者は、チームや企業に対してよい影響や価値を提供できる可能性が高まります。
専任担当者を配置する
ダイレクトリクルーティングを実施する場合、自社が主体となって、時間をかけながら個々の候補者と関わりを持つことが欠かせません。
そのため、この採用手法では専任担当者を配置し、じっくりと取り組んでいくことをおすすめします。
専任担当者を置けば、担当者は採用活動に専念でき、ターゲットの徹底的な分析や、効果的なスカウトメールの作成、適切なフォローアップなどがしやすくなります。
また、日々の採用活動の中で徐々に採用ノウハウが蓄積され、より効果的かつ効率的に採用活動を進めやすくなるでしょう。
中長期的な視点で取り組んでいく
ダイレクトリクルーティングは、短期的な成果を得るのが難しい傾向があります。
なぜなら、この採用手法は採用候補者の選定や、候補者一人ひとりに合わせたメッセージ作成、また相手との十分な関係構築に時間がかかるためです。
さらに、採用候補者の転職に対する意欲は個々人で異なります。
場合によっては、現時点ではそこまで転職に対して熱心でない候補者との出会いもあるかもしれません。
しかし、自社にマッチする人材だと判断した場合には時間をかけてコミュニケーションを深め、自社への関心を高めてもらうことは有効といえるでしょう。
ダイレクトリクルーティングでは、個々の候補者の状況によって、即採用につなげられない可能性もあることを知っておいてください。
ダイレクトリクルーティングは、スピード勝負で多くの人材を採用する手段ではなく、自社が求める高い専門性や適性を持つ候補者を確保する手段として、中長期的に取り組んでいくものといえます。
個々の候補者に合わせたスカウトメールを作成する
ダイレクトリクルーティング成功に欠かせない要素が、個々の候補者にピンポイントでアプローチする「スカウトメール」です。
まずは各候補者の経歴やスキルをきちんとリサーチし、その情報をもとにメールを作りましょう。
候補者のニーズ（会社選びに対する価値観、働くうえでどんな点を重視しているかなど）をできるだけ把握したうえで、自社で働くことで得られる利点や、自社にマッチする理由を明確に伝えます。
また、メールの文中では自社ならではの魅力も存分にアピールしましょう。
スカウトメールのポイントは、いかに「特別感」を演出できるかどうか。相手が「このメッセージは自分に向けられている」と感じられるような工夫が重要です。
一方、テンプレート的な文面をいくら送りつけても、候補者のニーズを捉えていなければ相手の心には響かず、無駄足に終わってしまうことが多いです。
多少の労力はかかっても、個々に合わせたアプローチを意識することで候補者と着実に信頼関係を築き、よい成果へとつながる確率は高まります。
カジュアル面談を積極的に実施する
ダイレクトリクルーティングを成功させるために、気軽な雰囲気の「カジュアル面談」を取り入れることもポイントです。
選考ではなく、あえて面談を行う理由は、ダイレクトリクルーティングの場合、企業が候補者にアプローチをした直後では候補者の企業理解が浅く、志望度もさほど高まっていない場合が往々にしてあるからです。
この状態でいきなり選考要素のある面接を提案しても、候補者から積極的な返答をもらうことは難しいでしょう。
ダイレクトリクルーティングでは、まず「相互理解」が重要です。そして、候補者に自社の魅力付けをし、自社に対する関心を高めてもらうことが欠かせません。
その点において、堅苦しさを取り払い、リラックスした雰囲気でお互いのコミュニケーションを深めるカジュアル面談は非常に効果的です。
カジュアル面談でで少しずつ信頼関係を築くことで、理想的なマッチングにつなげやすくなります。
経営陣も含め会社全体を巻き込む
ダイレクトリクルーティングは、基本的には人事・採用部門が中心となって行うことになるでしょう。
しかし、この採用手法を効果的に進めるためには、会社全体が一丸となって取り組む意識が欠かせません。
現場の魅力や、各ポジションの仕事内容をよく理解しているのは、関連部門の社員たちだからです。
社内全体での共感と協力を得ることで、候補者へのアプローチや魅力的な企業文化の発信がいっそうしやすくなり、自社の強みが際立ちます。
また、経営陣にも協力を仰ぐことも重要です。とくに優秀で専門性の高い人材を採用したい場合には、前項で紹介した「カジュアル面談」にも早い段階から積極的に参加してもらうとよいでしょう。
候補者に対して、企業トップが自社の魅力や人材に対する思いを熱心に伝えることは、ダイレクトリクルーティングの成功に欠かせないポイントの一つです。
PDCAサイクルを回し続ける
あらゆる採用手法にいえる話ではありますが、「PDCAサイクルを回すこと」は、ダイレクトリクルーティングの効果を最大化する大事なポイントです。
たとえば、スカウトメールの開封率や選考通過率、内定承諾率といった要素は、すべて「データ化」することにより、活動の効果や課題を客観的に評価できます。
得られたデータは分析し、どのプロセスで成果が上がっていないか、どの部分で改善が必要かを洗い出します。
そして、スカウトメールの内容や送信タイミング、フォローアップの方法など、細かな要素に焦点を当てて改善点を見つけましょう。
改善点を特定したら、具体的な施策を計画し、実行します。
施策の例としては、メールの文言やデザインの工夫、選考プロセスのスムーズな進行を促進する仕組みの導入などが挙げられます。
その後は、実施した改善策の効果を再びデータで評価し、PDCAサイクルを継続的に回しましょう。
「行動したらそこで終わり」ではなく、意識的にデータに基づく振り返りや改善を続けることで、ダイレクトリクルーティングの効果を最適化し続けることが可能です。
まとめ
企業自らが、自社にマッチする候補者に直接アプローチをしていくダイレクトリクルーティング。
求人広告などを用いた従来型の採用とは異なり、求職者と積極的に信頼関係を築き、マッチング率を高める採用手法として、多くの企業が導入し始めています。
メリットの多いダイレクトリクルーティングですが、この採用手法は個々の候補者に合わせた対応が必要となるため、採用担当者に労力や負担がかかりがちです。
成功させるためには専任担当者を配置し、会社全体で取り組む意識を持って中長期的な視点で実施することが欠かせません。
さらにPDCAを回し続け、行動の結果に対する分析・改善を続けることで、より高い効果を出していけるようになるでしょう。